Für Event-Direktoren & Trade-Show-Manager
Sie haben 2.000 Badges gescannt. Nur 600 landeten im CRM. Wo ist der Rest?
KI-Badge-Scanner mit 96% Feld-Genauigkeit unter Messelicht. Owner-ID pro Standschicht. Native CRM-Sync innerhalb von 30 Sekunden nach Erfassung.
Warum Event-ROI nie aufgeht
Drei Gründe, warum das Konferenzbudget hinterfragt wird.
$80k
Pro Großevent geht die Hälfte verloren.
Stand, Werbegeschenke, Flüge, Abendessen nach dem Event. Sie haben achtzigtausend ausgegeben. Die Hälfte der Leads, die Ihre Mitarbeiter auf Papier gesammelt haben, liegt am Freitag im Hotelmüll.
2,000 - 600
Gescannt zu Pipeline.
Mitarbeiter scannen 2.000 Badges mit dem Lead-Retrieval-Scanner des Stands. Nur 600 erreichen jemals Salesforce, weil der Export eine Woche dauert, das Format kaputt geht und drei Mitarbeiter vor der Reconciliation kündigen.
'We think so'
Die unbeliebteste Antwort des CFOs.
"Wie viel Pipeline hat der Web Summit gebracht?" "Wir glauben, ja." Lead-Source = "Unbekannt" bei 40% der Kontakte. Das Event-Budget des nächsten Jahres wird gekürzt, weil niemand beweisen kann, dass das letzte funktioniert hat.
Ein Scanner für die Realität von Messen
Vom Auslöser zum CRM-fertig, bis das Standschicht endet.
Scanner für schlechtes Licht und Lanyard-Reflexe. Badge-QR-Codes sind die zuverlässigste Oberfläche; gedruckte Namen sind das Fallback. KI bereinigt Bewegungsunschärfe, Reflexionen und teilweise Verdeckung. 96% Feldgenauigkeit unter realer Trade-Show-Beleuchtung, nicht im Labor.
Owner-ID pro Standschicht, beim Scan integriert. Mitarbeiter in Schichten planen. Jeder Scan eines Mitarbeiters weist die CRM-Owner-ID automatisch zu. Der Lead gehört dem, der am Stand stand, als der Interessent kam - nicht dem, der sich am Quartalsende erinnert.
CRM-fertig, bevor die Schicht endet. Lead landet in HubSpot, Salesforce oder Pipedrive innerhalb von 30 Sekunden - Owner-ID gesetzt, Lead-Source = Eventname, gegen bestehende Kontakte deduplext. Marketing-Automation feuert die Welcome-Sequenz, bevor der Interessent die Halle verlässt.
Funktionen
Was Event-Teams am Boden wirklich brauchen.
Kein Lead-Retrieval-Gerät, das mit nichts spricht - ein echter, CRM-verbundener Scanner, der einen 14-Stunden-Standtag übersteht.
KI-Badge-Scanner
Liest Badge-QRs, Lanyards, Papierkarten. 96% Feldgenauigkeit unter Trade-Show-Beleuchtung.
Offline-fähig
Scans werden lokal in die Warteschlange gestellt, wenn das WLAN ausfällt. Auto-Push beim Reconnect. Keine verlorenen Leads um 14 Uhr.
Owner-ID pro Schicht
Jeder Scan eines Mitarbeiters stempelt seine CRM-Owner-ID. Standschicht-Attribution eingebrannt, keine manuelle Neuzuweisung.
Auto-Tagging nach Event
Event-Tag einmal vorbauen. Jeder Scan erbt es. Der Freitags-Bericht bricht das Event in einer Abfrage auf.
Echtzeit-CRM-Push
HubSpot live; Salesforce, Pipedrive, Dynamics als Nächstes. Lead im CRM innerhalb von 30 Sekunden ab Scan.
ROI-Dashboard pro Event (in Kürze verfügbar)
Cost-per-Lead pro Event, pro Stand, pro Schicht. Der CFO bekommt Positionen, kein Bauchgefühl.
Was sich für das Event-Team ändert
Vom ersten Event zum Budget-Review.
First event
2.000 → 1.950 im CRM.
Erste Konferenz mit HeyDrop. Mitarbeiter scannen in Schichten. Leads fließen in Echtzeit nach HubSpot. Freitagmorgen ist der Bericht fertig - kein Wochenprojekt.
Quarter 1
Lead-Touch-Zeit fällt auf 6 Stunden.
Konferenz-Dringlichkeit bewahrt. Erste Sequenz-E-Mail feuert noch am selben Tag. Die Conversion auf Event-Leads springt, weil der Interessent das Standgespräch noch erinnert.
Year 1
Event-Budget mit Daten verteidigt.
Der CFO stellt die Frage. Sie übergeben den Bericht - Pipeline pro Event, pro Stand, pro Schicht. Das nächste Jahresbudget wird ohne Kampf genehmigt.
96%+
Badge-Scan-Genauigkeit
<30s
Vom Scan bis CRM-fertig
Live
HubSpot bidirektionaler Sync
Offline
Warteschlange wenn WLAN ausfällt
Von Event-Teams
Erfahren Sie, warum Teams HeyDrop lieben
“As a niche startup, we need to stand out at networking events and conferences. The digital cards sparked conversations about our tech-forward solutions, tripled our leads saved, and helped us make a memorable impression on investors and partners. It's exactly what we needed to showcase our innovation.”
Lukas FischerCo-founder at QuantumEdge“Since adding HeyDrop QR codes to our badges, we can instantly share contact details during visits. This has led to a 300% increase in follow-ups. Prospects save our information directly to their phones, ensuring our team is no longer perceived as anonymous callers.”
Tim BerrySales Director at Retail ConnectEin realer Workflow
Web Summit 2026, vier Reps, drei Tage, 2.000 Badges.
Tag für Tag: Wie eine echte Konferenz bis zum Marketing-Review am Freitag zur sauberen Pipeline wird.
Day 1 booth
Vier Mitarbeiter in 4-Stunden-Schichten. Jeder Scan stempelt Event-Tag + Standschicht-Tag + Owner-ID. WLAN fällt 90 Minuten aus; Scans werden lokal gequeued und gehen beim Reconnect raus. Bei Schluss: 700 Leads in HubSpot, Attribution komplett.
Day 2 home base
RevOps wacht zu dem Segment auf. Sequenzen feuern nach lokaler Zeitzone des Leads. Erste Demos gebucht. Standschicht-Performance live sichtbar - Manager sehen, welche Schichten am besten konvertieren, während die Konferenz noch läuft.
Friday review
2.000 Scans - 1.950 im CRM. Pipeline aus Web Summit im Standup am Freitag berichtet. Entscheidung über die Standgröße im nächsten Jahr auf Basis echter Daten, nicht Bauchgefühl. CFO-Gespräch: dreißig Minuten kürzer.
Gebaut für den Stand
Übersteht einen 14-Stunden-Tag.
Akku-schonender Capture-Modus. Offline-Queue mit Timestamp-Erhaltung. Pro-Mitarbeiter-Dashboards auf Ihrem Handy. Die Infrastruktur, die ein 12-köpfiges Events-Team in die Lage versetzt, vier Konferenzen pro Quartal zu fahren, ohne einen einzigen Lead zu verlieren. CRM Sync ansehen.
- ~3 Sekunden Scan, Owner-ID auto-gestempelt - drei Taps von Anfang bis Ende.
- Pro-Mitarbeiter-, Pro-Schicht-Attribution - Stand-Performance live sichtbar.
- DSGVO-sauber - Bild-Inputs werden nach der Extraktion gelöscht.
Plan für das nächste Event
Beweisen Sie den Konferenz-ROI bis Freitag.
Teams-Pläne ab 1,99 $/Karte/Monat mit voller KI-Scanner-Quote. Custom Enterprise-Quoten für High-Volume-Event-Teams.
Event-Team-FAQ
FAQ
Wie performt der Scanner bei Badges unter schwacher Konferenzbeleuchtung?
Gebaut für die Trade-Show-Realität - schlechte Leuchtstoffröhren, glänzendes Badge-Plastik, Lanyard-Reflexionen. Wir scannen Badge-QR-Codes (die zuverlässigste Oberfläche) plus gedruckte Namen; die KI bewältigt Bewegungsunschärfe und Teilverdeckungen. 96%+ Feldgenauigkeit auf Standardbadges in unseren Tests.
Kann ich Owner-ID pro Standschicht zuweisen?
Ja. Jeder Scan eines Mitarbeiters stempelt automatisch seine CRM-Owner-ID. Plant das Team in Schichten und der Lead wird natürlich demjenigen zugeordnet, der am Stand stand, als der Interessent kam - keine manuelle Neuzuweisung in HubSpot am Quartalsende.
Was ist mit Offline-Scans, wenn das Konferenz-WLAN ausfällt?
Scans werden lokal gequeued. Sobald das Telefon wieder verbunden ist, werden alle gequeueden Scans in der ursprünglichen Reihenfolge mit ihren Original-Timestamps ans CRM gepusht. Keine verlorenen Leads, wenn das WLAN am Veranstaltungsort um 14 Uhr abstürzt.
Wie schnell kann ein Team in der Stoßzeit scannen?
Realer Durchsatz: Ein Stand-Mitarbeiter schafft in einer Stoßstunde komfortabel ~30 Scans pro Stunde, in ruhigeren Schichten schneller. Median drei Sekunden pro Scan; der Engpass ist das Gespräch, nicht das Tool.
Können wir Leads gleichzeitig mit Standschicht, Mitarbeiter und Event taggen?
Ja. Bauen Sie ein Tag-Preset für das Event ("Web Summit 2026") vor, und der Mitarbeiter ergänzt sein Schicht-Tag zu Tagesbeginn ("Dienstag-AM"). Jeder Scan erbt beide Tags plus die Owner-ID des Mitarbeiters. Der Pipeline-Review am Freitag bricht in einem Bericht nach Schicht auf.
Funktioniert es auch bei Events ohne Badges, mit Papierkarten?
Ja. Derselbe KI-Scanner liest Papier-Visitenkarten mit derselben Genauigkeit wie Badges. Mixed Events (manche mit Badges, manche mit Papier) sehen im CRM einfach wie ein Strom von Leads aus.
Wie messen wir den Event-ROI im Nachhinein?
Pipeline pro Event-Tag in HubSpot oder Salesforce ziehen. Cost-per-Lead pro Event, pro Stand, pro Schicht - Position für Position. Das Event-Budget des nächsten Jahres wird auf echten Zahlen genehmigt, nicht auf Bauchgefühl.