Per event director e trade-show manager
Hai scansionato 2.000 badge. Solo 600 sono finiti in CRM. Dove sono gli altri?
Scanner badge con IA al 96% di accuratezza sotto luci di fiera. Owner-ID per turno stand. Sync CRM nativa in meno di 30 secondi.
Perché il ROI degli eventi non torna mai
Tre motivi per cui il budget conferenze viene sempre messo in discussione.
$80k
Per evento grande, metà va persa.
Stand, gadget, voli, cena post-evento. Hai speso ottantamila. Metà dei lead che i tuoi rappresentanti hanno raccolto su carta entro venerdì sono nel cestino di una stanza d'albergo.
2,000 - 600
Scansionati in pipeline.
I rappresentanti scansionano 2.000 badge con lo scanner di lead retrieval dello stand. Solo 600 raggiungono Salesforce perché l'export richiede una settimana, il formato si rompe e tre rappresentanti si licenziano prima di aver finito la riconciliazione.
'We think so'
La risposta meno preferita del CFO.
'Quanta pipeline ha generato Web Summit?' 'Crediamo di sì'. Lead source = 'Sconosciuto' sul 40% dei contatti. Il budget eventi del prossimo anno viene tagliato perché nessuno può dimostrare che quello dello scorso anno abbia funzionato.
Uno scanner pensato per la realtà fieristica
Dallo scatto al CRM pronto, prima della fine del turno allo stand.
Scanner che gestisce luce cattiva e riflessi del lanyard. I QR code sui badge sono la superficie più affidabile; i nomi stampati sono il fallback. L'AI gestisce mosso, riflessi e occlusioni parziali. 96% di accuratezza sul campo nelle luci reali di una fiera, non in laboratorio.
Owner ID per turno di stand, integrato allo scan. Programma i rappresentanti su turni. La scansione di ogni rappresentante assegna automaticamente l'owner ID nel CRM. Il lead è di proprietà di chi era allo stand quando il prospect si è avvicinato - non di chi se ne ricorda a fine trimestre.
CRM pronto prima della fine del turno. Il lead atterra in HubSpot, Salesforce o Pipedrive entro 30 secondi - owner ID impostato, lead source = nome dell'evento, deduplicato sui contatti esistenti. La marketing automation fa partire la sequenza di benvenuto prima che il prospect abbia lasciato la sala.
Capacità
Cosa serve davvero ai team eventi sul piano.
Non un dispositivo di lead retrieval che non parla con nessuno - un vero scanner connesso al CRM che sopravvive a una giornata da 14 ore in stand.
Scanner badge con IA
Legge i QR dei badge, le cordicelle e i biglietti cartacei. 96% di accuratezza sul campo nelle luci da fiera.
Pronto offline
Le scansioni si accodano in locale quando il Wi-Fi cade. Push automatico alla riconnessione. Nessun lead perso alle 14.
Owner ID per turno
Ogni scansione del rappresentante stampa il suo owner ID nel CRM. Attribuzione per turno di stand integrata, niente riassegnazioni manuali.
Auto-tagging per evento
Pre-imposti il tag dell'evento una volta. Ogni scansione lo eredita. Il report del venerdì si scompone per evento in una sola query.
Push CRM in tempo reale
HubSpot attivo; Salesforce, Pipedrive, Dynamics in arrivo. Lead nel CRM entro 30 secondi dalla scansione.
Dashboard ROI per evento (in arrivo)
Costo per lead per evento, per stand, per turno. Il CFO riceve voci di spesa, non sensazioni.
Cosa cambia per il team eventi
Dal primo evento alla revisione di budget.
First event
2.000 → 1.950 in CRM.
Prima conferenza con HeyDrop. I rappresentanti scansionano durante i turni. I lead arrivano in HubSpot in tempo reale. Il venerdì mattina il report è pronto, non un progetto da una settimana.
Quarter 1
Tempo di contatto scende a 6 ore.
Urgenza della conferenza preservata. Prima email di sequenza inviata in giornata. La conversione sui lead da evento sale perché il prospect si ricorda della conversazione allo stand.
Year 1
Budget eventi difeso con i dati.
Il CFO fa la domanda. Tu consegni il report - pipeline per evento, per stand, per turno. Il budget del prossimo anno approvato senza battaglie.
96%+
Precisione scan badge
<30s
Da scan a CRM pronto
Live
Sync bidirezionale HubSpot
Offline
Coda quando muore il Wi-Fi
Da team eventi
Scopri perché i team amano HeyDrop
“As a niche startup, we need to stand out at networking events and conferences. The digital cards sparked conversations about our tech-forward solutions, tripled our leads saved, and helped us make a memorable impression on investors and partners. It's exactly what we needed to showcase our innovation.”
Lukas FischerCo-founder at QuantumEdge“Since adding HeyDrop QR codes to our badges, we can instantly share contact details during visits. This has led to a 300% increase in follow-ups. Prospects save our information directly to their phones, ensuring our team is no longer perceived as anonymous callers.”
Tim BerrySales Director at Retail ConnectUn flusso di lavoro reale
Web Summit 2026, quattro rep, tre giorni, 2.000 badge.
Giorno per giorno: come una conferenza vera diventa una pipeline pulita entro la marketing review del venerdì.
Day 1 booth
Quattro rappresentanti su turni di 4 ore. Ogni scansione stampa in automatico tag evento + tag turno-stand + owner ID. Il Wi-Fi cade per 90 minuti; le scansioni si accodano in locale e fanno push al ritorno della rete. A chiusura: 700 lead in HubSpot, attribuzione completa.
Day 2 home base
RevOps si sveglia con il segmento pronto. Le sequenze partono in base al fuso del lead. Prime demo prenotate. Performance per turno-stand visibile in tempo reale - i manager vedono quali turni hanno convertito meglio mentre la conferenza è ancora in corso.
Friday review
2.000 scansioni - 1.950 nel CRM. Pipeline generata da Web Summit riportata nello standup del venerdì. Decisione sulla dimensione dello stand del prossimo anno presa su dati reali, non sensazioni. Conversazione con il CFO: trenta minuti più corta.
Pensato per lo stand
Sopravvive a una giornata di 14 ore.
Modalità di cattura ottimizzata per la batteria. Coda offline con preservazione dei timestamp. Dashboard per rappresentante sul telefono. L'infrastruttura che permette a un team eventi di 12 persone di gestire quattro conferenze al trimestre senza perdere un singolo lead. Vedi CRM Sync.
- Scansione in circa 3 secondi, owner ID stampato in automatico - tre tap end-to-end.
- Attribuzione per rappresentante e per turno - performance dello stand visibile dal vivo.
- GDPR-clean - le immagini in input vengono cancellate dopo l'estrazione.
Pianifica il prossimo evento
Dimostra il ROI della conferenza entro venerdì.
Piani Teams da 1,99 $/carta/mese con quota completa dello scanner IA. Quote enterprise personalizzate per team di alto volume.
FAQ team eventi
FAQ
Come si comporta lo scanner con i badge nelle luci basse di una conferenza?
Costruito per la realtà delle fiere - luci fluorescenti pessime, plastica lucida dei badge, riflessi delle cordicelle. Scansioniamo i QR dei badge (la superficie più affidabile) più i nomi stampati; l'AI gestisce mosso e occlusione parziale. Oltre il 96% di accuratezza sul campo sui badge standard nei nostri test.
Posso assegnare l'owner ID per turno di stand?
Sì. La scansione di ogni rappresentante stampa in automatico il suo owner ID nel CRM. Programma il team su turni e il lead viene naturalmente attribuito a chi era allo stand quando il prospect si è avvicinato - niente riassegnazioni manuali in HubSpot a fine trimestre.
E le scansioni offline quando il Wi-Fi della conferenza cade?
Le scansioni si accodano in locale. Nel momento in cui il telefono si riconnette, tutte le scansioni in coda fanno push al CRM in ordine, con i loro timestamp originali. Nessun lead perso quando il Wi-Fi della sede crolla alle 14.
Quanto velocemente può scansionare un team durante un picco?
Throughput reale: un rappresentante allo stand gestisce comodamente circa 30 scansioni l'ora durante un'ora di punta, di più nei turni più tranquilli. Mediana di tre secondi per scansione; il collo di bottiglia è la conversazione, non lo strumento.
Possiamo taggare i lead con turno di stand, rappresentante ed evento contemporaneamente?
Sì. Pre-imposti un preset di tag per l'evento ('Web Summit 2026'), e il rappresentante aggiunge il tag del turno a inizio giornata ('Martedì-AM'). Ogni scansione eredita entrambi i tag più l'owner ID del rappresentante. La pipeline review del venerdì si scompone per turno in un solo report.
Funziona anche per eventi senza badge, con biglietti di carta?
Sì. Lo stesso scanner AI legge i biglietti da visita di carta con la stessa accuratezza dei badge. Eventi misti (alcuni badge, alcuni di carta) sembrano un singolo flusso di lead nel CRM.
Come misuriamo il ROI dell'evento a posteriori?
Tira fuori la pipeline per tag evento da HubSpot o Salesforce. Costo per lead per evento, per stand, per turno - voce per voce. Il budget eventi del prossimo anno approvato su numeri reali, non sensazioni.