Para diretores de eventos e gestores de feiras
Escaneou 2.000 crachás. Só 600 entraram no CRM. Onde foi o resto?
Scanner de IA de crachá com 96% de acurácia em campo na iluminação de feira. Owner ID por turno de estande. Sincronização nativa com CRM em até 30 segundos da captura.
Por que o ROI de evento nunca fecha a conta
Três motivos pelos quais o orçamento de conferências continua sob fogo.
$80k
A cada evento grande, metade some.
Estande, brindes, voos, jantar pós-evento. Você gastou R$ 400 mil. Metade dos leads que seus reps coletaram em papel já está no lixo do quarto de hotel até sexta.
2,000 - 600
Escaneados em pipeline.
Os reps escaneiam 2.000 crachás com o scanner de lead-retrieval do estande. Apenas 600 chegam ao Salesforce porque a exportação demora uma semana, o formato quebra e três reps pedem demissão antes de reconciliar.
'We think so'
A resposta menos preferida do CFO.
'Quanto de pipeline o Web Summit gerou?' 'Acho que sim.' Lead source = 'Desconhecido' em 40% dos contatos. O orçamento de eventos do ano que vem é cortado porque ninguém prova que o do ano passado funcionou.
Um scanner construído para a realidade da feira
Do clique do obturador ao pronto-para-atribuição, antes do turno acabar.
Scanner que aguenta luz ruim e cordão refletindo. QR codes de crachá são a superfície mais confiável; nomes impressos são o fallback. A IA limpa motion blur, reflexo e oclusão parcial. 96% de acurácia em campo na iluminação real de feira, não em laboratório.
Owner ID por turno, cravado no scan. Escale os reps em turnos. Cada scan auto-atribui o owner ID do CRM. O lead pertence a quem estava no estande quando o prospect chegou - não a quem lembrar no fim do trimestre.
CRM pronto antes do turno acabar. O lead chega no HubSpot, Salesforce ou Pipedrive em até 30 segundos - owner ID setado, lead source = nome do evento, deduplicado contra contatos existentes. A automação de marketing dispara o welcome antes do prospect sair do salão.
Recursos
O que times de evento realmente precisam no chão da feira.
Não é um lead-retrieval que não conversa com nada - é um scanner conectado ao CRM de verdade que aguenta um dia de 14 horas no estande.
Scanner de crachá com IA
Lê QRs de crachá, cordões, cartões de papel. 96% de acurácia em campo na iluminação de feira.
Pronto offline
Scans entram em fila local quando o Wi-Fi cai. Auto-push quando reconecta. Sem leads perdidos às 14h.
Owner ID por turno
Cada scan carimba o owner ID do rep. Atribuição por turno cravada, sem reatribuição manual.
Auto-tag por evento
Pré-construa a tag do evento uma vez. Cada scan herda. O relatório de sexta divide por evento numa consulta.
Push ao CRM em tempo real
HubSpot ao vivo; Salesforce, Pipedrive, Dynamics a seguir. Lead no CRM em até 30 segundos do scan.
Dashboard ROI por evento (em breve)
Custo por lead por evento, por estande, por turno. O CFO recebe linha por linha, não vibe.
O que muda para o time de eventos
Do primeiro evento à revisão de orçamento do ano que vem.
First event
2.000 → 1.950 no CRM.
Primeira conferência com HeyDrop. Reps escaneiam durante os turnos. Leads fluem para o HubSpot em tempo real. Sexta de manhã o relatório está pronto, não é um projeto de uma semana.
Quarter 1
Tempo de lead-to-touch cai para 6 horas.
Urgência da conferência preservada. Primeiro e-mail da sequência dispara no mesmo dia. A conversão em leads de evento sobe porque o prospect ainda lembra da conversa no estande.
Year 1
Orçamento de eventos defendido em dado.
O CFO faz a pergunta. Você entrega o relatório - pipeline por evento, por estande, por turno. O orçamento do ano que vem é aprovado sem briga.
96%+
Precisão de scan de crachá
<30s
De scan ao CRM pronto
Live
Sincronização HubSpot bidirecional
Offline
Fila quando o Wi-Fi morre
De equipes de eventos
Descubra por que as equipas adoram a HeyDrop
“As a niche startup, we need to stand out at networking events and conferences. The digital cards sparked conversations about our tech-forward solutions, tripled our leads saved, and helped us make a memorable impression on investors and partners. It's exactly what we needed to showcase our innovation.”
Lukas FischerCo-founder at QuantumEdge“Since adding HeyDrop QR codes to our badges, we can instantly share contact details during visits. This has led to a 300% increase in follow-ups. Prospects save our information directly to their phones, ensuring our team is no longer perceived as anonymous callers.”
Tim BerrySales Director at Retail ConnectUm fluxo de trabalho real
Web Summit 2026, quatro reps, três dias, 2.000 crachás.
Dia a dia: como uma conferência real vira pipeline limpa até a revisão de marketing de sexta.
Day 1 booth
Quatro reps em turnos de 4 horas. Cada scan auto-carimba tag do evento + tag do turno + owner ID. O Wi-Fi cai por 90 minutos; os scans ficam em fila local e sobem quando volta. No fechamento: 700 leads no HubSpot, atribuição completa.
Day 2 home base
RevOps acorda com o segmento. Sequências disparam no fuso do lead. Primeiras demos agendadas. Performance por turno visível em tempo real - gestores veem qual turno converteu melhor enquanto a conferência ainda rola.
Friday review
2.000 scans - 1.950 no CRM. Pipeline da Web Summit reportada na daily de sexta. Decisão sobre o tamanho do estande do ano que vem em dado real, não vibe. Conversa com o CFO: trinta minutos mais curta.
Feito para o estande
Aguenta um dia de 14 horas.
Modo de captura amigável à bateria. Fila offline com timestamp preservado. Dashboards por rep no celular. A infraestrutura que permite a um time de eventos de 12 pessoas rodar quatro conferências por trimestre sem perder um lead. Ver CRM Sync.
- Scan de ~3 segundos, owner ID auto-carimbado - três toques ponta a ponta.
- Atribuição por rep, por turno - performance do estande visível ao vivo.
- GDPR limpo - imagens deletadas após extração.
Planeje para o próximo evento
Prove o ROI da conferência até sexta.
Planos Teams a partir de $1,99/cartão/mês com cota completa do scanner de IA. Cotas enterprise customizadas para times de evento de alto volume.
FAQ da equipe de eventos
FAQ
Como o scanner se sai com crachás em luz baixa de conferência?
Construído para a realidade da feira - fluorescente ruim, plástico de crachá brilhando, cordão refletindo. Escaneamos QR de crachá (a superfície mais confiável) mais nomes impressos; a IA cuida do motion blur e da oclusão parcial. 96%+ de acurácia em campo nos nossos testes em crachás padrão.
Posso atribuir owner ID por turno de estande?
Sim. Cada scan auto-carimba o owner ID do rep. Escale o time em turnos e o lead naturalmente vai para quem estava no estande quando o prospect chegou - sem reatribuição manual no HubSpot no fim do trimestre.
E os scans offline quando o Wi-Fi da conferência cai?
Os scans ficam em fila local. No momento em que o celular reconecta, todos os scans em fila sobem para o CRM em ordem com o timestamp original. Sem leads perdidos quando o Wi-Fi do venue cair às 14h.
Quão rápido um time consegue escanear num pico?
Throughput de campo: um rep de estande gera ~30 scans por hora confortavelmente numa hora cheia, mais rápido em turnos calmos. Mediana de três segundos por scan; o gargalo é a conversa, não a ferramenta.
Podemos marcar leads com turno, rep e evento ao mesmo tempo?
Sim. Pré-construa um preset de tags para o evento ('Web Summit 2026'), e o rep adiciona a tag do turno no início do dia ('Terça-AM'). Cada scan herda as duas tags mais o owner ID do rep. A revisão de pipeline de sexta divide por turno num só relatório.
Funciona para eventos sem crachá com cartões de papel?
Sim. O mesmo scanner de IA lê cartões de papel com a mesma acurácia dos crachás. Eventos mistos (uns crachás, uns papéis) parecem só um stream de leads no CRM.
Como medimos ROI de evento depois?
Puxe pipeline pela tag do evento no HubSpot ou Salesforce. Custo por lead por evento, por estande, por turno - linha por linha. O orçamento de eventos do ano que vem é aprovado em número real, não vibe.